Jak stworzyć regulamin sklepu internetowego? Shopeneo.network

19 lutego 2021

regulamin sklepu internetowego do pobrania

Spis treści:

Prowadzenie e-sklepu wielu przedsiębiorcom wydaje się prostym biznesem – wystarczy tylko umieścić produkty na platformie sprzedażowej i czekać na pierwsze zamówienia. Nic bardziej mylnego! Zanim zaczniesz sprzedaż, czeka Cię jeszcze kilka formalności, bez nich sklep nie może działać zgodnie z prawem. Jedną z takich formalności jest stworzenie regulaminu. Czym on jest? Jak go stworzyć? Napisać go samemu czy skorzystać z pomocy profesjonalistów? Przed Tobą regulamin sklepu internetowego 2021 bez tajemnic!

Regulamin e-sklepu: co to jest?

Regulamin w sklepie internetowym to zaraz obok polityki prywatności najważniejszy dokument. Trudno bez niego wyobrazić sobie sprzedaż online. Definicja mówi, że regulamin sklepu internetowego to zbiór zasad i norm, które normują procesy związane z dokonywanymi na stronie transakcjami. Określa on prawa i obowiązki przedsiębiorcy i klientów. Mówi m.in. o zasadach i sposobach komunikacji, przesyłach, płatnościach i zwrotach. Zapisów w dokumencie jest jednak o wiele więcej, o czym przekonasz się za chwilę. Wszystkie paragrafy regulaminu dla sklepu internetowego powinny jednak być zgodne z polskim prawem konsumenckim. W praktyce oznacza to, że nie można w nim zawierać tzw. klauzul niedozwolonych. Dobra praktyka nakazuje również, aby zapisy regulaminu były proste i przejrzyste, a także napisane jasnym i zrozumiałym dla każdego językiem.

Po co jest potrzebny regulamin e-sklepu?

Sprzedając w Internecie, zawierasz umowę. To na jej mocy odbywa się transakcja. W przypadku sklepów internetowych spisaną, papierową umowę zastępuje regulamin. Jego rolą jest to, aby warunki transakcji były korzystne dla obydwu stron, a także zgodne z prawem. Ułatwia więc on sprawne prowadzenie biznesu i rozstrzyganie ewentualnych sporów z kupującymi. Nie jest to jednak jedyna zaleta posiadania regulaminu. Jego zadaniem jest również pomoc w wywiązywaniu się przedsiębiorcy z jego obowiązków prawnych, czyli zapisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenckich, zapisów kodeksu cywilnego czy RODO. Zapisy tych wszystkich aktów prawnych i wynikające z nich prawa konsumenckie najłatwiej przedstawić w regulaminie.

Mimo tych „zalet” posiadania regulaminu nadal wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy warto go pisać. To, pytanie pojawia się przede wszystkim po sprawdzeniu ceny regulaminu sklepu online. Często za te napisane przez kancelarie prawne trzeba zapłacić kilkaset złotych. Taki wydatek w obliczu faktu, że dokumentu praktycznie nikt nie czyta i odruchowo przy zakupach znacza checkbox, wydaje się bez zasadny. Musimy jednak Cię zmartwić – prawo wymaga, aby każdy sklep internetowy posiadał regulamin. Co więcej, musi on być zgodny z przepisami. Regulamin sklepu niezgodny z prawem to pożywka dla internetowych trolli, którzy wyszukują niedozwolone zapisy i składają „propozycje nie do odrzucenia”. Oferują oni poprawny dokument za „drobną opłatą” z zastrzeżeniem, że brak zgody oznacza poważne konsekwencje np. zgłoszenie sklepu do UOKiK.

Skąd wziąć regulamin do sklepu internetowego?

Jednym z częściej zadawanych wyszukiwarce Google pytań jest skąd wziąć regulamin sklepu. W tym zakresie przedsiębiorco masz kilka możliwości. Oczywiście dokument możesz stworzyć samodzielnie, na podstawie instrukcji zawartych w naszym poradniku. Jeśli jednak nie masz czasu, chęci i wiedzy na temat tego, jak napisać regulamin sklepu internetowego możesz zdecydować się na skorzystanie z gotowych wzorów. Bez problemu znajdziesz je w sieci. Wystarczy krótki research w Google i znajdziesz regulamin sklepu za darmo. Taki dokument możesz uzupełnić o własne dane i wrzucić na swoją stronę. Przed tym musisz jednak sprawdzić, czy jego autor wyraził zezwolenie na powielanie dokumentu- jeśli nie, publikując go, łamiesz prawo.

Pamiętaj też, że regulamin sklepu internetowego za darmo to nie ten skopiowany od innego podmiotu sprzedającego w sieci. Robiąc tak, narażasz się na konsekwencje prawne wynikające ze złamania prawa autorskiego. Nie zapominaj też, że ogólne dostępne regulaminy e-sklepów mają swoje wady. Wiele z nich zawiera niedopracowane zapisy, a nawet klauzule, które są niedozwolone obecnie przez prawo.

Jeśli chcesz mieć 100% pewność, że regulamin będzie poprawny, musisz go kupić. Gdzie? Najlepiej u prawnika lub kancelarii prawnej specjalizującej się w tematyce e-commerce. Od nich otrzymasz dokument uwzględniający indywidualne potrzeby sklepu, zgodny z prawem i korzystny dla Ciebie jako przedsiębiorcy. Skorzystanie z tego rozwiązania, polecane jest, szczególnie przedsiębiorcom prowadzącym biznes z nietypowym asortymentem lub korzystających z nietypowych sposobów sprzedaży. Musisz się jednak przygotować, że korzystanie z usług prawnika nie należy do najtańszych. Jeśli teraz zadajesz sobie pytanie, ile kosztuje regulamin sklepu internetowego to od razu mamy do Ciebie odpowiedź. Ceny wahają się od 150 do 500 złotych – w renomowanych kancelariach koszt takiej usługi może być jednak droższy.

Chcąc zaoszczędzić, a jednocześnie mieć gwarancję, że dokument będzie napisany poprawnie, możesz skorzystać z pośrednich rozwiązań. Do takich zaliczają się np. sklepy z regulaminami. Oferują one sprzedaż tego typu dokumentów przygodowych wg schematu. Ta usługa dobrze sprawdza się przy standardowej działalności. Alternatywą jest skorzystanie z gotowych platform sklepowych – o tym, które w cenie abonamentowej proponują regulamin, pisaliśmy w poradniku: Jak wybrać platformę sklepu internetowego.

Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego?

Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego – odpowiedzi na to pytanie szuka każdy przedsiębiorca sprzedający w Internecie. Polskie prawo nie precyzuje jednak, jak regulamin ma wyglądać i co dokładnie zawierać. Mówi jedynie, że musi on być zgodny z aktami prawnymi regulującymi handel w Internecie tj. ustawa o prawach konsumenta, ustawą o ochronie konkurencji i konsumenta, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, rozporządzeniami prawa unijnego. Bardzo ważne jest to, aby regulamin sklepu informował o wszystkich punktach wymienionych w art. 12 ustawy o prawach konsumenckich.

Jak napisać dobry regulamin sklepu internetowego?

Struktura regulaminu do sklepu internetowego w większości przypadków prezentuje się podobnie, czyli zawiera:

wstęp,
definicje,
wprowadzenie,
składanie zamówienia,
formy płatności,
formy dostawy
realizacja zamówienia,
odstąpienie od umowy,
odpowiedzialność za wady,
dane osobowe i pliki cookies,
pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń,
postanowienia końcowe.

Każdy z tych punktów jest istotny i wymaga bardziej szczegółowego omówienia, co też czynimy poniżej. Stosując się do naszych instrukcji, stworzysz regulamin sklepu internetowego zgodny z RODO i pozostałymi aktami prawnymi.

Wstęp regulaminu w sklepie internetowym

W nim informujesz, jakiego sklepu dotyczy dokument (podajesz pełną nazwę oraz dane identyfikacyjne, kontaktowe) i informujesz od kiedy regulamin obowiązuje.

Definicje w regulaminie do sklepu internetowego

Drugi paragraf regulaminu ma na celu wyjaśnić pojęcia, które będą używane w dalszej części dokumentu. Wyjaśnienia wymagają takie terminy jak: konsument, kupujący, sklep, sprzedawca, regulamin itp. Regulamin sklepu od 2021 powinien również poinformować, kim jest przedsiębiorca i przedsiębiorca na prawach konsumenta.

Wprowadzenie w regulaminie e-sklepu

Ten dział należy poświęcić na dokładne opisanie, jakie usługi świadczy sklep. Możesz tu napisać, do czego służy sklep, jakie wymagania techniczne należy spełnić, aby z niego korzystać. W wielu regulaminach odnaleźć można również paragrafy opisujące sprzedawany asortyment np. czy produkty są nowe, czy używane, czy ceny podane w sklepie są brutto, czy netto. Warto też zaznaczyć, nietypowe rozwiązania np. zawieranie umowy w innym języku.

Składanie zamówień w regulaminie dla sklepu on-line

Ważnymi punktami w każdym regulaminie sklepu są te mówiące, jak klient może złożyć zamówienie. Najlepiej cały proces opisać krok po kroku, aby wszystko było jasne i zrozumiałe. Ważne jest również określenie, w którym momencie klient zawiera z Tobą (jako przedsiębiorcą) umowę sprzedaży. Musisz pamiętać, że po jej zawarciu jesteś zobowiązany do dostarczenia zamówionego towaru. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest zawarcie umowy z chwilą złożenia zamówienia, może to jednak prowadzić do pewnych problemów np. kiedy nie masz na stanie danego produktu lub wkradł się w sklepie błąd co do jego ceny. Dlatego też prawnicy polecają, aby jako moment zawarcia umowy wpisać np. przyjęcie oferty przez sklep. Musisz jednak pamiętać, że chociaż to rozwiązanie chroni Cię, to jest też kłopotliwe w komunikacji z klientem i w całym procesie zarządzania sprzedażą.

UWAGA: w tym punkcie musisz pamiętać, aby nie stosować klauzuli niedozwolonej! Jedną z tych często widzianych w regulaminie sklepu jest ta mówiąca, że sprzedawca może anulować zamówienie, kiedy nie jest możliwa jego realizacja.

Metody płatności w regulaminie dla sklepu internetowego

Podążając logiczną ścieżką, w kolejnych paragrafach klient powinien się dowiedzieć, jakie są metody płatności za zamówienie. Najlepiej wymienić wszystkie lub odesłać do odpowiedniej zakładki, która wyjaśni niuanse pomiędzy nimi.

Formy dostawy w regulaminie dla sklepu internetowego

W regularnie sklepu online nie możesz pominąć opcji dostawy, jakie oferujesz. Wskaż dokładnie wszystkie możliwości – wymień, z jakich firm kurierskich korzystasz czy realizujesz dostawy Pocztą Polską, paczkomatem itp. Oprócz tego uwzględnij zapisy mówiące o orientacyjnym czasie dostawy, a także jej kosztach. Zastrzeż, że w niektórych sytuacjach będą one ustalane indywidualnie i określą, na jakich zasadach do tych ustaleń dojdzie – np. gabaryty towaru wysyłka za granicę itp. Nie zapominaj też zapisać, kto ponosi koszty transportu towaru do klienta.

Realizacja zamówienia w regulaminie sklepu internetowego

Regulamin musi mówić o tym, jak wygląda realizacja zamówienia, czyli kiedy się rozpoczyna, ile trwa i jak w tym czasie wygląda komunikacja z klientem. Najczęściej w tej części dokumentu znajduje się informacja, że realizacja polega na przygotowaniu produktu do wysyłki. W tym punkcie możesz wskazać, że potrwa to np. 3-7 dni lub zapisać, że czas realizacji do każdego zamówienia jest indywidualny. Dobrą praktyką jest poinformowanie kupującego, gdy paczka będzie już gotowa do wysyłki i nadana.

Odstąpienie od umowy w regulaminie sklepu

Kolejnym istotnym paragrafem w regulaminie jest ten dotyczący odstąpienia od umowy. Pamiętaj, że takie prawo daje klientowi polskie i unijne prawodawstwo, a Ty nie możesz mu go odebrać. Oznacza to, że Klient zawsze ma prawo odstąpić od umowy, Ty możesz jedynie doprecyzować, na jakich warunkach to się wydarzy. Jeśli nie określisz ich w regulaminie, to zgodnie z prawem konsumenckim będzie mógł to zrobić do roku od chwili otrzymania produktu.

Większość sklepów zaznacza, że odstąpienie od umowy może nastąpić do 14 lub 30 dni od otrzymania produktu. Dzięki temu ogranicza maksymalny okres przewidywany przez prawo. Tworząc zapisy w tym paragrafie, stwórz punkty, mówiące o: prawie do odstąpienia, ustala jego termin, procedurę i skutki, a także załącz formularz zwrotu (link do niego). Nie zapomnij też zaznaczyć, na czyj koszt następuje przesyłka zwrotna (jeśli tego nie zrobisz, to będziesz jej kosztami obciążany automatycznie).

UWAGA: Polskie prawo przewiduje wyjątki odstąpienia od umowy. Możesz z nich skorzystać, ale musisz o tym poinformować konsumenta. O tym, w jakich sytuacjach sklep nie musi przyjmować zwrotów, mówi art. 38 ustawy o prawach konsumenta.

Odpowiedzialność za wady w regulaminie e-sklepu

Jako sprzedający masz obowiązek poinformować kupującego o swojej odpowiedzialności za wady sprzedawanych produktów. Odpowiedzialność ta wynika z rękojmi. Regulamin sklepu powinien opisywać, jak wygląda możliwość wystąpienia kupującego z rękojmią.

Gwarancja w regulaminie e-sklepu

Regulamin sklepu internetowego musi poinformować o tym, czy i jaką gwarancją objęte są sprzedawany produkty. Jeśli taka występuje, warto opisać, czego dotyczy i jak klient może ją zrealizować. Dopuszczalne jest również przekierowanie do miejsca, gdzie klient uzyska bardziej szczegółowe informacje w tym zakresie.

Dane osobowe i pliki cookies

Stara szkoła tworzenie regulaminów dla sklepów internetowych mówi, że to właśnie w tym dokumencie powinny zawrzeć się informacje o danych osobowych i plikach cookies. Zmiana prawa i rozpoczęcie stosowania RODO sprawiło jednak namnożenie przepisów. O wiele lepszym rozwiązaniem jest więc stworzenie osobnej polityki prywatności. Jest to czytelniejsze rozwiązanie. O tym, jak napisać politykę prywatności dowiesz się z naszego kolejnego poradnika.

Pozasądowe sposoby rozwiązywania sporów

Zgodnie z ustawą o prawach konsumenta musisz poinformować klientów o pozasądowych sposobach rozwiązywania sporów, czyli dochodzenia roszczeń. Aby wywiązać się z tego obowiązku, w regulaminie możesz wspomnieć o sądzie konsumenckim, powiatowym (miejskim) rzeczniku praw konsumenckich, organizacjach społecznych. Ważne jest również poinformowanie o unijnej procedurze ODR.

Postanowienia końcowe w regulaminie sklepu internetowego

Jest to miejsce, gdzie możesz zapisać wszystkie pozostałe informacje. Większość przedsiębiorców wykorzystuje je, aby poinformować o dacie wejścia w życie dokumentu, procedurze jego zmiany, charakterze.

Klauzule niedozwolone w regulaminie sklepu internetowego

To, na co musisz przede wszystkim uważać tworząc regulamin, to klauzule niedozwolone. Są to zapisy, które są sprzeczne z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają interesy konsumenta. Jako klauzule niedozwolone uważa się też paragrafy niezgodne z polskimi i unijnymi przepisami. Obecnie nie ma zamkniętej listy klauzul niedozwolonych, te najczęściej występujące możesz natomiast sprawdzić na UOKiK. Jak pokazuje praktyka, najczęściej te występujące dotyczą:

Ograniczania uprawnienia konsumenta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość
Pozbawiania lub ograniczania konsumenta prawa do reklamacji towaru
Ograniczania lub wyłączania odpowiedzialności za działania podmiotów dostarczających zakupiony produkt konsumentom
Ograniczania odpowiedzialności za prawidłowość informacji o produktach prezentowanych na stronach internetowych sklepów.

Posiadanie w regulaminie takich zapisów wiążę się z konsekwencjami. Pierwszą z nich jest tzw. kontrola abstrakcyjna. Polega ona na skontrolowaniu sklepu przez Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów na wniosek klienta lub stowarzyszenia konsumenckiego. W przypadku, gdy kontrola wykaże nieprawidłowości, to na przedsiębiorcę nakładana jest kara rzędu 1000-1500 złotych za jedno postępowanie. Drugim możliwym scenariuszem jest kontrola ze strony Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumenta. Jeśli organ ten wykryje klauzule niedozwolone w regulaminie i naruszenie zbiorowych interesów konsumentów, to nakłada karę finansową sięgającą 10% przychodów za poprzedni rok rozliczeniowy.

Regulamin sklepu online a nowe przepisy konsumenckie

Od 1 stycznia 2021 roku w życie weszły nowe przepisy konsumenckie. Zgodnie z nimi sprzedawcy będą musieli spełnić dodatkowe wymogi informacyjne. Ustawodawca jako powód wprowadzenia zmian w przepisach podaje wymuszenie na sklepach internetowych konieczności informowania klientów o ich prawach, a także zobowiązania sprzedawców do odpowiedniego wywiązywania się z wymogów informacyjnych.

Jak zmienić regulamin sklepu internetowego, aby wprowadził nowe zapisy ochrony przedsiębiorców?

Mówiąc językiem prawniczym, w ustawie z 31.07.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia obciążeń regulacyjnych (Dz.U. poz. 1495) wprowadzono rozwiązania normatywne, które w znaczący sposób rozszerzają ochronę przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2021 roku ochroną konsumencką objęci są również indywidualni przedsiębiorcy, gdy zawierają umowy poza ich specjalizacją rynkową. Rozszerzenie ochrony dotyczy poniższych zagadnień:

niedozwolone postanowienia umowne (zob. art. 3855 k.c.).
rękojmia za wady rzeczy sprzedanej (zob. art. 5564, art. 5565, art. 5765 k.c.),
prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość.

Wyjaśniając zmiany w praktyce – do regulaminu sklepu będzie trzeba dodać lub zaktualizować niektóre zapisy i pojęcia. Modyfikacje będą polegać na:

dodaniu do słowniczka pojęcia przedsiębiorcy na prawach konsumenckich, a także przedsiębiorcy – oznacza to, że umowę z e-sklepem zawierać będą mogły obecnie aż 3 różne podmioty;
dodaniu obok pojęcia Klient pojęcia Kupujący;
w paragrafie dotyczącym odstąpienia od umowy oraz reklamacji dodanie, że uprawnienie to przysługuje również przedsiębiorcy na prawach konsumenckich;
zmianie daty, od której regulamin wchodzi w życie.

Regulamin to jeden z najważniejszych, a przy tym niedocenianych dokumentów formalnych sklepu internetowego. Jego wdrożenie jest narzucone przez polskie i unijne prawodawstwo. Co więcej, przepisy jasno mówią, jakie obowiązki informacyjne masz ty jako przedsiębiorca względem klientów. Ich niedopełnienie sprawia, że jest się narażonym na nieprzyjemności, w tym kary finansowe. To, dlatego do regulaminu sklepu internetowego należy podejść z dużą powagą i rozwagą. Tą trzeba się wykazać przede wszystkim klikając „regulamin sklepu internetowego do pobrania” i wrzucając gotowy wzór na stronę. Może on być nie tylko niedopasowany do specyfiki działalności, ale i pełne klauzul niedozwolonych.

Jak stworzyć regulamin sklepu internetowego?